Festplanlægning
Den store drejebog
Efter beslutningen om en fest er taget, er første opgave i planlægningen at fastsætte den festdag hvor man kan holde den spændende fest – med mindre naturligvis det er en fest hvor selve datoen har ligget fast fra starten af åbenlyse grunde (fødselsdag/bryllupsdag etc).
Der skal også findes et lokale eller et sted til arrangementet. Betingelserne til omgivelserne er naturligvis være forskellige afhængig af hvilket tema der er valgt, og om det er et udendørs eller indendørs tema. Mange boligforeninger har selskabslokaler der kan lejes af foreningens medlemmer.
Har man valgt selv at bygge et sceneri op hjemme kan man naturligvis selv vælge 100% hvornår.
Skal man leje kulisserne kommer spørgsmålet lige op, om de er ledige den valgte dato (eller om de har et alternativt tema-tilbud).
Er det er totalarrangement hvor man bare selv skal møde op (lige som alle de andre gæster), skal bestillingen nok foretages i god tid, men så er valget mellem temaer også ‘frit fra kataloget’.
Budget og gæsteliste
Omdrejningspunktet vedrørende enhver fest er gæsteantallet stillet overfor budgettet.
Er der mange store lejeudgifter til lokale eller genstande eller til musik, vil udgiften være forholdsvis billig for antallet af festdeltagere, for så drejer det sig udelukkende om hvad de kan spise – eller kuvertprisen hvis man ikke selv står for maden.
En fest uden budget er som en fest uden gæsteliste; man ved egentlig ikke hvad det bliver til, men det bliver tit hyggeligt alligevel. Og nogen gange ikke!
Et budget er ikke alene et pengespørgsmål. Det er samtidig en mulighed for at få hele planlægningen noteret i detaljer – en totaloversigt hvor man hurtigt kan manøvrere og se om det der lige dukker op i tankerne, er blevet tænkt før.
Menu og hjælpere
En ting man aldrig skal afskære andre fra, er at give en hjælpende hånd.
Så bed gerne alle om hjælp med et eller andet til festen. Her er ikke mindst en chance for at nye ‘medlemmer’ indenfor venne- eller firmakredsen kan føle sig velkommen.
Det kan være hjælp med bordpynt eller måske med noget tømrer- eller malearbejde for at gøre temaet levende. Der kan også være tale om at lave en dessert, lave bordkort eller hjælpe med blomsterdekorationer.
Alle er specialister til noget. Find det speciale hos alle.
Det er ikke muligt at komme med menuforslag her.
Til en temafest vil temaet fuldt bestemme menuen, og det skal der naturligvis også tages hensyn til allerede når temaet besluttes – helt på samme måde som beslutningen om festens musikalske side blev foretaget.
Bordplan og -dækning
Traditionel bordplan kan man vel ikke sige utraditionelle fester har, så det afgørende må være i hvilken sammenhæng temafesten afholdes – venner, familie eller firmaregi.
Venner som arrangør kender godt, kender ikke nødvendigvis hinanden, så der skal arbejdes med en bordplan så man ved der er en fællesnævner ved dem der bliver sat sammen. Og ved alle fester gælder, at jo længere tid man skal sidde ved den samme plads (fest med servering) desto mere skal der arbejdes med bordplanen.
Familiefester kan udmærket også afholdes som en temafest. Når man kendes sin familie ved man nok hvilket tema der vil kunne passe. Nogle fester vil høste gavn af at slippe de stive etiketter, og lade mennesket, deltagerne, vinde over gamle forkromede retningslinier. Har man en idé kan den bare følges. Mangler man idé eller er der uenighed mellem de der arrangerer, følges Emma Gad. Selvfølgelig altid med respekt og hensyntagen til familiens ældste medlemmer.
Er der en firmafest mellem kolleger, er det som en vennefest. Er bosserne med – og ikke mindst deres koner, vil der nok indsnige sig en hel del klassisk afvikling med traditionel bordplan til følge. Med mindre naturligvis, at firmaet drives i en ung og afslappet atmosfære. Imidlertid bør enhver virksomhed have et festkoordinerende udvalg, så ingen handler, eller undgår at handle, fordi vedkommende tror at denne eller hin opførsel eller idé ikke vil blive set på i den tanke den er ment, men vil blive drejet og misfortolket.
Om der skal være små eller store borde, måske ligefrem bænke eller det hele skal foregå på bløde puder, vil være afhængig af temaet.
Vikingernes ædegilder foregik ikke fra U eller E placeringer af borde men fra et stort langbord. Men det vil nok ikke passe ind i 1001 nats arabiske layout.
Uanset det endelige valg af borde, som naturligvis også kan blive bestemt at det tilstedeværende materiale, vil bordpynten nok være den udsmykning der skal arbejdes mest på. Kulisserne ses trods alt fra nogen afstand, men alt på bordet vil blive studeret på nært hold.
Festens start
Så godt som alle fester starter med en samling, hvor man nyder en velkomstdrink indtil hele selskabet har indfundet sig.
Under velkomstdrinken, får herrerne ofte tildelt, valgt eller uddelt en borddame. Dette kan foregå mere eller mindre tilfældigt og/eller underholdende.
Fx kan alle trække en seddel fra den høje hat (mørkeblå eller mørkerød!) og så finder bordherren sin borddamen ved at finde den der passer til kortets tekst; Gøg finder Gokke, Gin finder Lime, Adam finder Eva og A finder 1 eller hvad som helst.
Hvorledes man herefter går til bords bestemmer arrangøren. Går man parvis er kvinden til højre for sin bordherre (lige som når de siddder ved bordet), og entreen vil ved en temafest nok blive afstemt efter temaet.
Under velkomstdrinken bliver der også gjort opmærksom på, såfremt der er praktiske forholdsregler der skal tages, som fx hvis der er toastmaster der skal informeres om taler etc.
Igen her vil det være festens karakter og arrangør der afgør sådanne detalger vedrørende festens gennemførelse.
Festens forløb
En fornøjelse er det at gå ind i et flot pyntet festlokale. Man ser næsten alle de store fester man har været med til gennem tiderne passere revy, og bliver fyldt med en glad stemning over at høre med til denne omgangs- eller bekendskabskreds som skal tilbrinnge aftenen sammen. Man finder adstadigt hen til sin stol og venter til værtinden sætter sig.
Men at træde ind i et lokale der er totaltdekoreret til en temafest er en oplevelse. Fra man træder ind i lokalet bliver man overfaldet af stemningen i rummet parret med forventningen og de lyde og dufte man træder ind i mens man på vej til sin stol, bænk eller pude betragter lokalet og dets dekorationer.
Musikken giver under indgangen tydelig udtryk for hvorledes dette lydtæppe vil gå i et med temaet og højne oplevelsen til uforglemmelighed.
Aftenens forløb vil være så temaspecifik at det ikke kan detaljeres her. Men det vil indeholde alle festers grundindhold, serveret på temaets vinger.
Det vil sige en musikalsk grundflade der understøtter det specielle univers der er skabt til dagen.
En mængde kulinariske mesterværker, eller specialiteter som man aldrig havde forestillet sig, end sige havde troet eksisterede overhovedet – og dertil spændende drikkevarer af forskellig kaliber.
En underholdnindsafdeling ved egne (gæster) eller tilkomne aktører.
En mulighed for kaffe og spillen op til dans – som også kan have været en mulighed under hele festen.
Festens afslutning
Lige så vigtig som en fast mødetid til en fest, er tidspunktet for festens afslutning.
Det bør være kendt allerede fra indbydelsen, således at man allerede ved ankomsten kan have organiseret sin hjemtransport. Det giver fri mulighed for at deltage i bedømmelsen af alle de eksotiske drinks og vil være afslappende for både gæst som vært.
For vært eller arrangør har det fulde ansvar for at alle deltagere kommer ordentlig hjem. Det vil sige; ingen påvirkede tillades at forlade selskabet kørende i sin egen bil, med mindre der er en anden ved rattet.
Natmaden spises mens musikken pakker sammen (og Hawaiibaren lukker), og det bør være signal nok til at sige tak for i aften.
På dette tidspunkt kan der her, som ved ordinære fester, forekomme at chauffører der skal køre gæster hjem ankommer, og disse bliver som regel budt på at deltage i natmaden.
