Lokalet er den første store beslutning, når en fest skal planlægges - og ofte den mest tidskritiske, for de gode steder bookes tidligt. Her er en guide til at vælge det rigtige sted: typerne af lokaler, hvad de hver især egner sig til, og de spørgsmål I bør stille, før I skriver under.
Find ud af rammerne først
Inden I kigger på konkrete steder, så bliv enige om fire ting. De afgør, hvilke lokaler der overhovedet er relevante:
- Antal gæster. Et lokale skal kunne rumme jer med plads til borde, taler og eventuel dans - ikke bare stå-plads.
- Dato og tidsrum. Er datoen fast, eller kan I være fleksible? Fleksibilitet giver flere valgmuligheder og ofte en bedre pris.
- Budget. Lokaleleje er sammen med maden den største post. Sæt et loft, før I forelsker jer i et sted.
- Stemning. Skal det være hyggeligt og hjemligt, festligt og løssluppent eller fint og formelt? Stedet sætter tonen.
Vil I have styr på det økonomiske først, så prøv festbudget-beregneren. Skal datoen findes i fællesskab, kan I lave en datoafstemning.
Typer af lokaler
De fleste fester ender et af disse steder. Hver type har sine styrker:
- Egen kantine eller eget lokale. Billigst og mest fleksibelt, og I bestemmer selv over tid og pynt. Til gengæld skal I selv stå for borde, service, oprydning og ofte maden. Godt til firmafester og mindre fester med mange hænder til at hjælpe.
- Restaurant. Nemmest af alle - maden, borddækningen og oprydningen er klaret. I er til gengæld bundet af stedets menu, åbningstid og ofte et minimumsforbrug. Godt når I vil nyde aftenen uden at arrangere selv.
- Selskabslokale eller forsamlingshus. Et lokale I lejer og selv fylder med mad, drikke og pynt - enten selv eller med en cateringleverandør. Giver frihed til et større selskab uden at være så dyrt som en restaurant.
- Hotel eller kursuscenter. Praktisk hvis gæsterne kommer langvejsfra og skal overnatte. Ofte pakkeløsninger med mad, lokale og værelser samlet.
- Ude i det fri, telt eller egen have. Smukt og personligt om sommeren, men kræver en plan B for vejret og mere logistik: strøm, toiletter, borde og ly. Godt til sommerfester og runde fødselsdage.
Kantine eller ude i byen?
For mange fester - især firmafester - står valget mellem at holde den hjemme i egne rammer eller at gå ud i byen. Kort fortalt:
- Hjemme eller i kantinen er billigst og giver jer fuld frihed over tid, mad og pynt. Prisen er, at nogen skal arrangere, dække op og rydde op. Det virker bedst, når der er et festudvalg eller flere til at løfte i flok.
- Ude i byen koster mere, men I slipper for arbejdet og kan koncentrere jer om selskabet. Det virker bedst, når I er få til at planlægge, eller når festen skal føles som en ekstra oplevelse.
Spørgsmål til stedet, før I booker
Et lokale kan se perfekt ud på et billede og alligevel drille i praksis. Spørg om det her, inden I siger ja:
- Hvad koster lejen, og hvad er inkluderet - borde, stole, service, duge, rengøring?
- Er der et minimumsforbrug eller et mindste antal kuverter?
- Hvornår kan I komme ind og stille op, og hvornår skal I være ude igen?
- Må I selv tage mad og drikke med, eller er der fast catering? Er der korkagegebyr for egen vin?
- Hvordan er reglerne for musik og støj - er der en tid, hvor der skal skrues ned?
- Er der plads til både spisning, taler og dans, eller skal borde flyttes undervejs?
- Hvordan er adgangsforhold, parkering og offentlig transport for gæsterne?
- Er stedet tilgængeligt for gæster med gangbesvær eller kørestol?
- Hvad er reglerne for afbestilling, og hvornår skal det endelige antal meldes ind?
- Hvem rydder op og gør rent bagefter - er det jer eller stedet?
Tjekliste til rundvisningen
Tag altid ud og se stedet, før I booker. Læg mærke til:
- Er der rigeligt plads, eller bliver det trangt, når bordene er dækket?
- Virker der rent, indbydende og vedligeholdt?
- Er der garderobe, nok toiletter og et sted til gaver og overtøj?
- Hvordan er lyset og akustikken - kan man høre en tale fra den anden ende?
- Er der et køkken eller anretterrum, hvis I selv står for maden?
- Findes der et roligt hjørne til dem, der vil holde en pause fra musikken?
- Er der udendørs plads til en pause eller til rygere?
Book i god tid
Populære lokaler bookes måneder i forvejen, og bestemte perioder er ekstra pressede: julefrokost-sæsonen i november og december, konfirmationsweekenderne om foråret og sommerens weekender til bryllupper og runde fødselsdage. Har I en fast dato, så reservér lokalet, så snart datoen ligger fast - det er den brik, alt andet bygger videre på.
Se også
- Festbudget-beregner - se hvad festen kommer til at koste, lokale inklusive.
- Datoafstemning - find den dato, flest kan, før I booker.
- Festplanlægning - overblik over hele forløbet.
- Fest med kolleger - guide, tjekliste og værktøjer til firmafesten.